O método Getting Things Done, conhecido pela sigla GTD, propõe uma reorganização do fluxo de atividades tendo como base o entendimento que a mente humana serve para ter ideias, não para armazená-las.

Desenvolvido por David Allen e apresentado no livro “A Arte de Fazer Acontecer”, o GTD transfere toda a carga de compromissos e tarefas para um sistema externo confiável, liberando o foco mental para a execução.

O processo começa com a coleta de tudo que demanda atenção em uma caixa de entrada única. Cada item é processado com uma pergunta central: requer ação? Se não, vai para o lixo, para a lista “algum dia/talvez” ou para a pasta de referências. Se sim, a próxima pergunta é objetiva: leva menos de dois minutos? Nesse caso, a tarefa é feita na hora. Caso contrário, é delegada ou adiada com data e contexto definidos.

O sistema organiza o que sobra em listas específicas, como “próximas ações”, “projetos ativos”, “em espera” e calendário. Para projetos mais complexos, o GTD recomenda cinco etapas: definir objetivo, visualizar o resultado, fazer brainstorm, organizar e identificar as ações com seus responsáveis. A revisão semanal fecha o ciclo, garantindo que o sistema permaneça atualizado e confiável.

Como implementar

As atividades seguem um fluxo, conforme estipulado abaixo. Antes, alguns conceitos importantes.

• Caixa de entrada – Espaço no qual você insere tudo a ser realizado;
• Calendário – Ações que precisam acontecer numa data específica (em alguns casos, com horário definido, como compromissos). Também entram lembretes de informações, que podem ser úteis num determinado dia (exemplo: ligar para alguém após voltar das férias); 
• Próximas ações – Lista os afazeres que precisam ser realizados assim que possível;
• Em espera – Área na qual citará o que foi delegado para outra pessoa;
• Algum dia/talvez – Incubação, o estacionamento de possíveis ações futuras;
• Projetos ativos – Todo trabalho que demanda várias ações para ser concluído;
• Referências – Reúne material de suporte;
• Revisão semanal – Avaliação periódica do andamento das atividades.

Fluxo de trabalho

O que será necessário: criar listas (para acompanhar projetos, ações que precisa executar e itens “algum dia/talvez”) e pastas (guardar material de referência e as informações de suporte aos projetos ativos).

Caixa de entrada

É passível de ação?

• Sim: qual a próxima ação?
• Não: atividade segue para o “lixo”, “algum dia/talvez” ou “referência”.

Vai levar menos de dois minutos?

• Sim: faça;
• Não: delegue (transfira para outra pessoa) ou adie (entra no calendário, para ser feito em um determinado momento ou será listado em “próximas ações”).

Como gerir a caixa de entrada

• Processe primeiro o item de cima;
• Processe um item de cada vez;
• Jamais devolva itens para a entrada.

Como definir que ações empreender num determinado momento

• 1 – Contexto (fatores que limitam suas opções em relação ao que você pode fazer no momento);
• 2 – Tempo disponível;
• 3 – Energia disponível;
• 4 – Prioridade.

Gestão de projetos

• 1 – Defina o objetivo e princípios;
• 2 – Visualize o resultado;
• 3 – Faça brainstorm;
• 4 – Organize;
• 5 – Identifique as ações (e responsáveis).

Dicas de aplicativos

• Todoist;
• Ticktick;
• Asana;
• Trello.

Dicas de livros

• “A Arte de Fazer Acontecer”, de David Allen;
• “Faça o Trabalho que Você Ama”, de Marcos Rezende;
• “A Bíblia do GTD”, de David Allen;
• “GTD em 15 Minutos”, de David Allen.